A tendência de descentralizar arquivos, deixando sob incumbência de empresas terceirizadas e preparadas para gestão dos documentos, tem permitido melhorar o desempenho de várias corporações. Rapidez no acesso a informações e integração entre empresas – ou mesmo dentro delas – são fatores que justificam o crescimento desse tipo de prestação de serviços.
Em média, a terceirização representa redução de 80% nos custos de guarda de documentos. Além da redução de custos, há aqueles benefícios implícitos, como o sistema de segurança contra incêndios ou mesmo o fato de assegurar a integridade de um documento que poderia gerar prejuízos incalculáveis caso fossem perdidos nos arquivos tradicionais, ainda, uma vez que as corporações liberam espaços antes destinados a guardar, muitas vezes aleatoriamente, seus documentos, em que mantinham um “mar de papéis”, elas podem investir no melhor aproveitamento das salas e, principalmente, liberar seus funcionários para atividades mais focadas.
Estudos realizados demonstram que, em empresas que gerenciam seus próprios arquivos, os funcionários gastam entre 20% e 40% do seu tempo procurando documentos manualmente. E mais, os papéis representam 90% da memória corporativa.